Vertriebsmitarbeiter anlegen und verwalten

Ein Vertriebsmitarbeiter ist eines Ihrer Kundenkonten, das die Berechtigung erhalten hat, Bestellungen im Namen anderer Kundenkonten aufzugeben. Diese Personen sind keine Mitarbeitenden im Shopify-Sinn, haben keinen Admin-Zugriff und belegen keinen Mitarbeiterplatz. Das ist die Grundidee der App: Wer Bestellungen telefonisch oder im Außendienst aufnimmt, arbeitet in derselben Storefront wie Ihre Kundschaft — nicht in Ihrem Shopify-Admin.

Jedes Kundenkonto in Ihrem Shop kann als Vertriebsmitarbeiter festgelegt werden. In der Praxis ist das meist jemand aus Ihrem Vertrieb — Innendienst, Außendienst oder Filialpersonal — mit einem eigenen Kundenkonto in Ihrem Shop. Hat die Person noch kein Kundenkonto, legen Sie es zuerst in Ihrem Shopify-Admin an und kehren dann zur App zurück, um sie festzulegen. Ein Agent behält sein eigenes Konto. Er kann weiterhin für sich selbst bestellen, und seine eigene Bestellhistorie bleibt getrennt von den Bestellungen, die er für andere aufgibt.

Öffnen Sie die Startseite der App und suchen Sie das Kundenkonto. Wählen Sie es aus und legen Sie es als Vertriebsmitarbeiter fest. Die Änderung greift sofort — es ist keine Theme-Änderung und kein erneutes Deployment nötig. Setzen Sie unmittelbar danach die Berechtigungen. Ein neu angelegter Agent ohne konfigurierte Berechtigungen kann für niemanden handeln; das ist die sichere Voreinstellung. Wie Sie den Zugriff eingrenzen, steht im Artikel zu Berechtigungen.

Beim nächsten Anmelden in Ihrer Storefront sieht sie die Session-Leiste am oberen Seitenrand. Sonst ändert sich nichts, bis sie eine Sitzung startet. Sobald sie ein Kundenkonto auswählt und die Einwilligung erfasst, wechseln Preise, Katalog und Lieferadressen zu denen dieses Kontos. Beim Beenden der Sitzung kehrt alles zum eigenen Konto zurück. Sie sieht nie Ihren Admin, nie Daten anderer Händler und kein Kundenkonto, für das sie keine Berechtigung hat.

Nehmen Sie die Festlegung in der App zurück, und die Person ist sofort wieder gewöhnliche Kundin oder gewöhnlicher Kunde. Die Session-Leiste erscheint nicht mehr, und eine laufende Sitzung endet. Die bisherige Aktivität wird nicht gelöscht. Bestellungen bleiben den Kundenkonten zugeordnet, für die sie aufgegeben wurden, und die Einwilligungsdatensätze auf diesen Konten nennen die Person weiterhin als verantwortlichen Agenten. Diese Historie ist bewusst dauerhaft — sie ist es, was den Audit-Trail aussagekräftig macht. Einen Agenten zu entfernen ist der richtige Schritt, wenn jemand Ihr Unternehmen verlässt. Es greift sofort und erfordert weder einen Eingriff in das Kundenkonto noch in Ihre Mitarbeiterberechtigungen.

Geben Sie jeder Vertriebsperson ein eigenes Agent-Konto, statt eines im Team zu teilen. Geteilte Konten machen den Einwilligungsdatensatz wertlos: Sie können dann nicht mehr sagen, welche Person für welches Kundenkonto gehandelt hat — und genau diese Frage soll der Datensatz beantworten. Prüfen Sie Ihre Agentenliste, wenn sich Ihr Team ändert. Es ist eine kurze Liste, die selten jemand ansieht — und genau deshalb überdauert der Zugang ausgeschiedener Mitarbeitender leicht länger, als er sollte.