ZUGRIFFSMODELL, DATENHALTUNG UND INTEGRATION

Meldet sich ein Vertriebsmitarbeiter auf einen Kunden an, wird er als Ansprechpartner mit Bestellberechtigung am zugehörigen Unternehmensstandort geführt. Die Bestellung läuft anschließend über den regulären B2B-Checkout. Dieselben Kataloge, Preislisten, Bestellregeln und Zahlungsmittel wie bei einer Selbstbedienungsbestellung des Kunden werden verwendet.

Damit entfallen die Konstruktionen, die bei vergleichbaren Ansätzen üblich sind: keine simulierte Kundensitzung, keine geteilten Zugangsdaten, kein technischer Sammelaccount.

Vertriebsmitarbeiter benötigen weder Staff-Seats noch Berechtigungen im Shopify-Admin. Das gilt ausdrücklich auch für externe Vertriebspartner und selbstständige Handelsvertreter.

Berechtigungen werden wahlweise über einzelne Kunden, über Unternehmen oder über Tags vergeben.

Nach dem Logout wird der Vertriebsmitarbeiter aus dem Unternehmen des Kunden entfernt. Beim Wechsel auf einen anderen Kunden gilt dasselbe für die vorherige Zugehörigkeit. Somit kumulieren Unternehmens-Zugehörigkeiten nicht über Sitzungen hinweg.

Optional lässt sich ein Hauptunternehmen hinterlegen, in das der Mitarbeiter nach jedem Logout zurückfällt. Das ist für Shops relevant, die Sortiment und Preise vollständig hinter dem Login verbergen: Ohne Hauptunternehmen hätte der Mitarbeiter zwischen zwei Sitzungen keinen Zugriff auf den Shop.

Zuweisungen sind jederzeit zentral entziehbar; der Zugriff endet unmittelbar.

Beim ersten Zugriff eines Vertriebsmitarbeiters auf einen Kunden wird dessen Einwilligung eingeholt und dokumentiert. Festgehalten werden Shopify-Kunden-ID und vollständiger Name des Vertriebsmitarbeiters, das Datum der Einwilligung sowie eine Notiz zum Kontext, die der Vertriebsmitarbeiter selbst erfasst — etwa der Hinweis, dass die Zustimmung telefonisch mit einer namentlich genannten Person erteilt wurde.

Für Folgebestellungen bleibt der Eintrag gespeichert.

Vom hinterlegten Firmenzahlungsmittel sind ausschließlich die letzten vier Stellen sichtbar. Vollständige Kartendaten werden zu keinem Zeitpunkt angezeigt, übertragen oder gespeichert. Die Zahlung erfolgt über den Standard-Checkout von Shopify.

Jede Bestellung ist dem auslösenden Vertriebsmitarbeiter zugeordnet und im Nachhinein auswertbar.

Sämtliche Konfiguration — die Kennzeichnung als Vertriebsmitarbeiter, Zuweisungen, Hauptunternehmen und Einwilligungsnachweise — liegt in Metafeldern des Shops. Es werden keine Kunden-, Mitarbeiter- oder Bestelldaten außerhalb des Shops gespeichert oder übertragen.

Die App speichert die technischen Installationsdaten des Shops, einschließlich des Zugriffstokens. Personenbezogene Daten sind davon nicht betroffen.

Die Felder sind App-owned und werden über den Namensraum der App adressiert, etwa customer.metafields.app-<id>.sales_agent_note. Über die Admin API sind sie für Ihre eigenen Systeme les- und schreibbar; Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen haben ebenfalls Schreibzugriff.

Eine andere App mit passendem Scope und Kenntnis der App-ID kann diese Felder ebenfalls lesen und schreiben. Das entspricht dem Standardverhalten von Shopify-Metafeldern, für die Bewertung des Zugriffsmodells sollte es dennoch bekannt sein. Eine Einschränkung erfolgt gegebenenfalls über die vergebenen API-Scopes der übrigen installierten Apps.

Workflows, die auf orders/create reagieren und den Kunden auslesen, sollten mit einer Verzögerung von einer Minute konfiguriert werden. Andernfalls sehen sie den Vertriebsmitarbeiter statt des Kunden. Die Verzögerung ist pro Workflow einzustellen und sollte bei später angelegten Workflows mitgedacht werden.

Gleiches gilt für Konnektoren, die auf orders/create reagieren. Bei den meisten Integrationen liegt ohnehin ein Intervall von mehreren Minuten vor.

Anwendungen, die unmittelbar auf den Bestelleingang reagieren — etwa Bewertungs-, Loyalty-, Benachrichtigungs- oder Versand-Apps — können denselben Effekt zeigen. Eine Prüfung der installierten Apps vor dem Rollout ist empfehlenswert.

Die Shopify-Standardbestätigung geht an den Vertriebsmitarbeiter. Die App versendet optional automatisch eine mehrsprachige Bestätigung mit erklärendem Text an den Kunden — oder gar keine, wenn das ERP ohnehin eine Auftragsbestätigung erzeugt.