Einwilligungsdatensätze und der Audit-Trail

Eine Person im Namen einer anderen bestellen zu lassen, ist eine heikle Sache. Die App zeichnet jede Sitzung auf, damit Sie jederzeit die Frage beantworten können: Wer hat wann und auf welcher Grundlage für wen gehandelt? Dieser Artikel erklärt, was erfasst wird, wo es liegt und wie Sie es nutzen.

Beim ersten Mal, wenn ein Agent für ein Kundenkonto handelt, werden drei Dinge auf diesem Konto gespeichert: das Einwilligungsdatum, das der Agent eingetragen hat, eine optionale Freitextnotiz und der verantwortliche Vertriebsmitarbeiter. Einwilligungsdatum und Notiz werden bei späteren Sitzungen aktualisiert. Der verantwortliche Agent wird einmal, bei der ersten Sitzung, geschrieben und nie überschrieben — so bleibt festgehalten, wer die Beziehung ursprünglich hergestellt hat, auch wenn später andere für dieses Konto handeln.

Die Datensätze werden als Metafelder am Kundenkonto in Ihrem eigenen Shopify-Account geschrieben. Sie liegen nicht auf unseren Systemen. Das ist aus zwei Gründen wichtig. Ihnen gehören die Daten, und Sie können sie jederzeit in Shopify lesen, exportieren oder löschen — über den Admin, die API oder jedes Export-Werkzeug, das Sie ohnehin nutzen. Und falls Sie die App je deinstallieren, bleiben die Datensätze bestehen: Sie sind Teil Ihrer Kundendaten, nicht Teil unserer. Sie sehen sie auf der Kundenseite in Ihrem Shopify-Admin.

Die App hält fest, dass eine Einwilligung eingeholt wurde. Sie holt sie nicht für Sie ein und kann nicht beurteilen, ob das Eingeholte ausreicht. Die Zustimmung der Kundin oder des Kunden einzuholen und zu entscheiden, welche Form diese Zustimmung haben soll, ist Ihre Verantwortung als Händler. In den meisten B2B-Beziehungen sieht das in der Praxis so aus: eine dokumentierte mündliche Vereinbarung in einem aufgezeichneten Telefonat oder eine Klausel in Ihren Geschäftsbedingungen. Wenn Sie unsicher sind, was in Ihrer Rechtsordnung genügt, fragen Sie Ihre Rechtsberatung. Was die App Ihnen gibt, ist der dauerhafte Nachweis: ein Datum, eine Notiz und eine namentlich genannte Person, am Kundenkonto hinterlegt und noch Jahre später verfügbar.

Gute Notizen sind kurz und sachlich: der Kanal, über den die Vereinbarung zustande kam, und alles, was sie später identifizierbar macht. Zum Beispiel, dass sie in einem Telefonat an einem bestimmten Datum getroffen wurde oder dass eine unterschriebene Handelsvereinbarung vorliegt. Erfassen Sie in diesem Feld keine Gesundheitsdaten und keine anderen besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Es ist ein Freitextfeld in einem System, das nicht für sensible Daten ausgelegt ist — und Sie schaffen sich damit Pflichten, die Sie mit ziemlicher Sicherheit nicht wollen. Sagen Sie das Ihrem Vertrieb beim Onboarding ausdrücklich. Es ist die eine Stelle im Ablauf, an der eine gut gemeinte Eingabe ein Problem erzeugen kann.

Wenn jemand fragt, wer eine bestimmte Bestellung aufgegeben hat — eine Kundin, ein Prüfer oder Ihre eigene Buchhaltung —, führt der Weg so: Bestellung öffnen, sehen, zu welchem Kundenkonto sie gehört, dann dieses Konto öffnen und dort Einwilligungsdatum, Notiz und verantwortlichen Agenten ablesen. Shopifys eigener Bestellverlauf hält Änderungen an einer Bestellung fest, einschließlich des Moments, in dem sie dem Kundenkonto zugeordnet wurde. Bestellverlauf und Einwilligungsdatensatz auf dem Kundenkonto ergeben zusammen das vollständige Bild.

Nach der DSGVO sind Sie Verantwortlicher für die Daten Ihrer Kundschaft, und wir sind Auftragsverarbeiter, der auf Ihre Weisung handelt. Verlangt jemand Auskunft über die eigenen Daten oder deren Löschung, bearbeiten Sie das in Shopify wie bei allen anderen Kundendaten — die Einwilligungsdatensätze sind eingeschlossen, weil sie am Kundenkonto liegen. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag regelt das vollständig, und die Datenschutzerklärung beschreibt genau, worauf die App zugreift. Beides finden Sie auf unserer Seite, auf Deutsch und Englisch.