Berechtigungen: Für welche Kundenkonten ein Agent handeln darf

Jeder Vertriebsmitarbeiter hat Berechtigungen, die festlegen, für welche Ihrer Kundenkonten er handeln darf. Das ist die wichtigste Einstellung der App: Sie verhindert, dass jemand im Namen eines Kontos bestellt, das nicht zu ihm gehört. Berechtigungen werden pro Agent gesetzt, greifen sofort und werden bei jeder Anfrage durchgesetzt — nicht nur in der Kundenliste, die ein Agent sieht. Ein Agent, der die Daten eines anderen Kundenkontos kennt, kann trotzdem nicht dafür handeln, wenn die Berechtigungen es nicht erlauben.

Der Agent darf für jedes Kundenkonto in Ihrem Shop handeln. Das passt zu kleinen Teams, in denen jede Person jedes Konto betreut, und ist der einfachste Weg, die App nach der Installation zu testen. Für ein größeres Team oder überall dort, wo der Vertrieb feste Gebiete hat, ist es die falsche Einstellung — es gibt jeder Person Einblick in Ihren gesamten Kundenstamm.

Der Agent darf nur für die Kundenkonten handeln, die Sie auflisten. Das ist der präziseste Modus und der richtige für eine Vertriebsperson mit einer namentlichen Kundenliste. Er erfordert Pflege: Wird ein Konto umverteilt, müssen Sie die Liste anpassen. Bei hochwertigen Konten ist das ein fairer Handel; bei Hunderten von Kundenkonten pro Person ist es nicht mehr handhabbar.

Verfügbar auf Shopify Plus, wo Ihre B2B-Kundschaft in Unternehmen (Companies) organisiert ist. Der Agent darf für alle Kontakte der Unternehmen handeln, die Sie auflisten. Nützlich, wenn eine Vertriebsperson die Beziehung zu einem Unternehmen betreut und nicht zu einzelnen Personen darin — ein neuer Kontakt in diesem Unternehmen steht ihr automatisch zur Verfügung, ohne Änderung an den Berechtigungen.

Der Agent darf für jedes Kundenkonto handeln, das einen der von Ihnen angegebenen Tags trägt. Für Teams jeder Größe ist das meist die beste Option, weil Berechtigungen damit zu einer Eigenschaft Ihrer Kundendaten werden statt zu einer Liste, die Sie an zweiter Stelle pflegen. Taggen Sie Ihre Kundenkonten einmal nach Region, Segment oder Tour, und der Vertrieb erbt den passenden Zugriff. Es skaliert außerdem sauber: Ein neues Kundenkonto, das bei der Anlage getaggt wird, steht sofort der richtigen Person zur Verfügung, ohne dass jemand die App öffnet.

Für einen Shop mit zwei oder drei Vertriebspersonen, die alle alles betreuen: alle Kundenkonten erlauben und weitermachen. Für gebietsbasierte Teams: Tags. Legen Sie zuerst ein Tagging-Schema fest — Nord, Süd, West oder Key-Account und Standard — und wenden Sie es auf Ihre Kundenkonten an, bevor Sie Agents konfigurieren. Für eine kleine Zahl hochwertiger, namentlicher Konten: die Kundenkonten explizit auflisten. Auf Plus sind Unternehmen den einzelnen Kundenkonten vorzuziehen, wenn Ihr Vertrieb die Unternehmensbeziehung betreut. Die Modi gelten pro Agent, Sie können sie also mischen: zwei Personen über Tags, eine Key-Account-Betreuung über eine explizite Liste.

Berechtigungen werden an zwei Stellen geprüft: wenn der Agent Kundenkonten durchsucht, und noch einmal, wenn er tatsächlich eine Sitzung startet. Die zweite Prüfung ist die entscheidende — sie bedeutet, dass sich Berechtigungen nicht durch Raten oder das Wiederverwenden eines Links umgehen lassen. Änderungen greifen sofort, auch bei Agents, die gerade angemeldet sind. Entziehen Sie einem Agenten den Zugriff auf ein Kundenkonto, während er dafür eine aktive Sitzung hat, wird die nächste Aktion abgelehnt.

Berechtigungen laufen auseinander, wenn sich Teams und Gebiete ändern. Setzen Sie sich eine wiederkehrende Erinnerung — quartalsweise reicht für die meisten Shops — und prüfen Sie in der Agentenliste, ob jede Person noch den Zugriff hat, den sie haben soll. Kombinieren Sie das mit den Einwilligungsdatensätzen auf Ihren Kundenkonten, die den Agenten nennen, der zuerst für sie gehandelt hat. Taucht jemand auf Konten außerhalb des erwarteten Gebiets auf, lohnt sich ein Gespräch — und das ist sichtbar, ohne jemanden fragen zu müssen.